De første beløbsbærende dokumenter der forlod mapperne, var virksomhedens udgående fakturaer. Da elektronisk fakturering blev et krav fra offentlige virksomheder, var der nok en forventning om at private virksomheder hurtigt ville følge efter. Fordelen ved OIO-standarden er åbenlys – fakturaer sendes i et fast defineret format, som er nem at håndtere for både afsender og modtager. Men det har efterfølgende vist sig at elektroniske fakturaer giver en større besparelse for modtageren end for afsenderen. Derfor er det store ryk med standardiseret elektronisk fakturering primært sket for virksomheder, der er store nok til at tvinge deres leverandører.

Siden OIO standarden blev indført, er der kommet flere metoder til udveksling af udgiftsbilag. Den mest markante er Storebox (herunder bl.a. Mobilepay), der udveksler dokumenter for en del forretninger. Storebox.dk benytter dog ikke et XML-dokument som OIO, men udveksler bilag som et PDF-dokument.

Der findes en del tiltag i Winfinans.NET, som understøtter udveksling af bilag med tolkning og automatisk kontering. Både XML-dokumenter og i de fleste tilfælde også en PDF-faktura kan tolkes med stor sikkerhed. Grafiske filer, fx billeder taget med en mobiltelefon, har sjældent en brugbar kvalitet, fylder meget, og kræver manuel kontrol af hvert enkelt bilag.

Hos Winfinans forventer vi, at dette bliver et fokusområde i de kommende år, og at løsningen ligger i en større udbredelse af fakturaer i et elektronisk læsbart format.

Det egentlige gennembrud sker dog først, når også mindre virksomheder ser fordelen i at deres leverandører kan aflevere dette.

Winfinans vil derfor gerne tilbyde jer, der har en Winfinans Klientregnskabsløsning et samarbejde om at komme lidt videre med denne automatisering. Vi forestiller os en række forskellige aktioner. Hvis et eller flere af disse tiltag kunne være interessant for jer, må I meget gerne sende en mail til support@winfinans.dk.

Vi kan for eksempel hjælpe med

  • Det er muligt at undgå manuel bogføring af udgående fakturaer ved at jeres klienter danner fakturaer i Winfinans.NET. Klienten køber en fakturabruger hos Winfinans og får adgang til faktureringsdelen i deres regnskab. De udgående fakturaer kan bogføres løbende, og klienten vil kunne se omsætning i regnskabet uden at bogholderen behøver at foretage sig noget.
     
  • Ved at oprette en mail-konto til regnskabet, kan klientens bilag sendes direkte til den. Winfinans.NET kan i de fleste tilfælde kontere disse dokumenter automatisk. Der er mulighed for at modtage en faktura til godkendelse af en eller flere medarbejdere. Klienten vil ligeledes kunne se de bogførte fakturaer i regnskabet gennem sin egen Winfinans Faktura-løsning.
     
  • Udgiftsbilag konteres ofte efter bankens kontoudtog. Bankbevægelserne vil kunne indlæses i Winfinans.NET og de tilhørende dokumenter (bilag) kan hentes fra fx Storebox eller indsendes af klienten. Winfinans.NET vil kunne finde dato, beløb og genkende udstederen. Ud fra dette kan de fleste bilag konteres. De bilag der ikke kan læses, tilknyttes manuelt et posteringsforslag og beløb/dato registreres. Herefter vil Winfinans.NET selv tilknytte dokumenterne til de tilsvarende bevægelser på banken. 

De virksomheder, der arbejder med bogføring og revision for andre, vil have en særlig fordel af automatisering på dette område. Fordi tidsforbruget pr. bilag er væsentlig, er bilag der kan flyde automatisk gennem systemet automatisk en indlysende fordel.

Se også

Udveksling af bilagsdokumenter

Bilagstolkning

Godkendelse af bilag

Hent bilag hos Storebox