Udgående fakturaer er allerede gemt digitalt. Fakturaer modtaget som UBL/peppol er ved modtagelsen også gemt digitalt. Tilbage står så fakturaer/bon'er modtagt pr. mail som PDF/billedfiler. 

Vi vil foreslå modtagelse af kreditorfakturaer som første trin i den digitale registrering.

Det nemmeste er at få dine leverandører til at sende fakturaer som UBL/Peppol. Dette vil samtidigt give dig en meget sikker automatisk kontering.

Hvis dine leverandører ikke er i stand til at sende som UBL/Peppol, kan de fleste sende en PDF, vedhæftet en mail.

Både når du modtager UBL/Peppol og PDF dokumenter, skal du som det første sørge for at du har kreditorerne oprettede i Winfinans og at CVR nummeret er udfyldt korrekt i formatet DK12345678. 

Selvom du betaler leverandører kontant, er det en god ide at oprette leverandøren i Winfinans. Det gør det nemmere for Winfinans at genkende leverandørens faktura/bon. CVR nummeret skal stå på fakturaen/bon'en.  

Hvis du modtager en faktura fra en leverandør, der ikke findes i Winfinans, tilbyder systemet at oprette leverandøren ud fra oplysningerne i CVR-registeret.

Det næste du skal gøre er at oprette en mailadresse i Winfinans til modtagelse af bilag. Dine leverandører skal du få til at sende regningerne direkte til Winfinans. Vi tilbyder at oprette en adresser der hedder mitfirma@winfinans.net for hvert regnskab. Alternativt kan du oprette din egen mailadresse i WInfinans (se vejledning)

Du kan starte med at udlevere denne mailadresse til udvalgte leverandører. Fakturaer fra disse leverandører vil derefter blive sendt direkte ind i dokumentoversigten i Winfinans.  Hvis du vil have en kopi på en anden mailadresse, kan du bede leverandøren om at sende den CC til denne.

Hver leverandør får automatisk en skabelon i Winfinans, der bestemmer hvordan fakturaen bogføres.  En del af denne udfyldes automatisk. Winfinans vil lede efter tidligere posteringer på den pågældende leverandør for at finde en omkostningskonto. Hvis den ikke findes skal skabelonen udfyldes første gang Winfinans møder leverandøren. 

Vi anbefaler at du i første omgang stopper her. Når du først ser dokumenterne i dokumentoversigten og ser hvad Winfinans af sig selv kan tolke, er resten meget nemmere at gå til.  

Det er ikke alle fakturaer/bon'er, der kan modtages på mail. Hvis du f.eks. køber i en webshop, hvor der leveres et link til fakturaen, er du nødt til at vise fakturaen via dette link. Du kan så enten dele den direkte med mailadressen i Winfinans, eller downloade den og trække den direkte over i dokumentoversigten i Winfinans. Dette er lidt besværligt, men meget nemmere end at skrive den ud på papir.

Hvis du arbejder med private udlæg, foretaget med en medarbejders private kort, vil der ofte ligge en kvittering i kvitteringsoversigten i MobilePay. Også hvis der er betalt med det kort, der er tilknyttet MobilePay. I dette tilfælde er det nemmeste at dele kvitteringen med Winfinans' mailkonto.

Hvis elektronikker svigter og det eneste du har en papirbon, kan du tage et billede af den. Af hensyn til tolkningen skal dette have en rimelig kvalitet. Vi anbefaler at du anvender et program, der er beregnet til at optage dokumenter som f.eks. Microsoft Lens. Selv om OCR tolkningen efterhånden er dygtig, vil dette forbedre mulighederne for at tolke bilaget betydeligt. Tænk på at du betaler for bogholderens tid. Notater med kuglepen på bon'en er ubrugelige og kan ødelægge tolkningen. Hvis du skal skrive beskedder til bogholderen skal det ske i mailens emnelinje.